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つまらない会議をワクワクさせる方法その3- PCプロジェクターの有効活用

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 今回はPCとプロジェクターを使ってつまらない会議をワクワクさせる方法を考えてみましょう。

 

 ちなみに会議の際にPCをプロジェクターに大写しにしている人は最近多いのではないでしょうか。場合によってはタブレットをプロジェクターにつないで写している人もいるくらいです。

 

PCを会議で使う用途というのは次のようなものがあると思います。

 

  1. パワーポイントでプレゼンテーション(ワクワク度80)
  2. スケジュール表を写してスケジュール調整(ワクワク度30)
  3. エクセルなどを写して会議後のTODOリストを作る(ワクワク度30)
  4. スカイプなどのテレビ会議(ワクワク度50)
  5. ブラウザーを写してその場でウェブ情報の閲覧、共有(ワクワク度30)
  6. タイマーアプリを表示して会議の終了までの時間表示(ワクワク度70)
  7. ファシリテーションツールなどを写してその場でファシリテーション(ワクワク度80)

 

 まず会議の目的にもよりますが、会議の主催者や参加者が中身のある事を提案する際に、PCを使うプレゼンテーションを行う場合がよくあります。紙で必要部数コピーして配り、説明する場合に比べて、その方がとてもワクワクしたプレゼンテーションとなります。資料でのプレゼンですと目線がどうしても紙にいってしまいますが、PCとプロジェクターでのプレゼンであれば、参加者、オーディエンスの視線を写したスライドとその横に立つ自分(プロジェクターで説明する場合は必ず立って説明しましょう!)に集めることができます。

 前回、ご紹介したように、人間が物事と近くする83%は知覚です。そこで優れたプレゼンテーションスライドとプレゼンテーターがいれば、説明する提案や報告の内容は、紙の場合よりも数倍わかりやすく伝わります。

 また紙のプレゼンとPCとプロジェクターでの説明では、実は非常に大事な違いあります。それは、

説明のストーリーをプレゼンテーターがコントロールできる

 

ということなのです。資料によるプレゼンの場合、次のような光景をみたことありませんか?

 

  • 説明しているページではないページを見ている、読んでいる。
  • 説明のスピードよりも早いスピードで最後のページまで読み終わっている
  • 資料をパラパラと見た後、目を閉じて説明者の話を聞いている
  • 説明者が次はこのページです、とわざわざページ番号を言わなければならない

 

 もしPCとプロジェクターを使ったプレゼンテーションであれば、こうしたことは起こりません。なぜならプレゼンテーターが自分で話すスピードにあわせてスライドを操作できるからです。従って起承転結といった非常にドラマティックなストーリーで話すことも可能になります。参加者は資料がないため、提案や報告の結論がわからず、意外性がでてワクワクするでしょう。

 

 もちろん、資料があれば、そこにメモ書きができる、また会議後に資料を読み返すことができる、などのメリットもあるため、通常は併用でやり、プレゼンテーションの際に資料を読むよりもプロジェクターの方をみてもらうように部屋を少し暗くする等のやり方が良いと思います。

 

 会議の目標がある程度果たされ、今後のフォローアップやアクションを決める際に、PCのスケジュールやTODOリストをプロジェクターに写して決定していくプロセスは非常に役に立ちます。特にエクセルなどを使ったTODOリストに会議にやらなければいけない事項を、皆で考えて、その担当と目標期日を入力して写し、皆で合意形成するのです。このステップをすると、みなの会議の満足度上がり、終わった後にあがりワクワク(緊張感も笑)すると思います。

 

 スカイプやテレビ会議ソフトを使った遠方にいるメンバーとの会議は、既にビジネスでは一般化していると思います。やはり電話会議よりもテレビ会議のほうが、視覚に訴えるため、理解度は増すと思います。インテルのフューチャリストの方が、先日映画スターウォーズに出てくる3Dホログラムでの遠隔会議システムが将来実用化されるかもと言っていましたがこうした技術ができるとテレビ会議ももっともっとワクワクしてきますね。

 

 次に、最近、あるファシリテーターとの会議で、見つけたPCとプロジェクターの上手い使い方が、

タイマーアプリを表示して会議の終了までの時間表示

です。これがあると議論に緊張感がでて、結論を出さなければという気持ちにしてくれます。いわゆるダラダラという感じがなくなることは、非常に有意義だと思います。特に何かテーマを決めて限られた時間に集中討議するような場合に非常に有効な使い方だと思います。ワクワクというよりもドキドキですが、その感覚も悪くないと思います。最終的にはワクワクしますから。

 

 最後のPCを使ったファシリテーションツールについては、まだ試行錯誤の段階です。特に前回のようなホワイトボードの代わりにPCを使うことについては、技術的にはできると思いますが、やはり臨場感という意味でホワイトボードや、ファシリテーションでよく使うフリップチャートのほうが、会議の参加意識や、ワクワク度は高いと思います。

 

 このPCとプロジェクターを使って会議のディスカッション自体を活性化したり、整理するツールができないか、また実際に使えるレベルにならないかはまだ発展途上、実験段階かと思います。欧米では、お絵描きツールを使ってそれを大きなスクリーンに写して使えるソフトはあるようですが、まだ会議やファシリテーションの現場でそのソフトを中心に行うというケースはあまりないようです。

 

 ただ、このファシリテーションツールは遠隔会議の際には有効であると思います。遠隔会議でこうしたツールが提供するバーチャルなホワイトボードが使えれば、ワクワクした会議になるでしょう。加えてチャットのようなネット上の討議ができれば、さらにワクワクしてきますね。

 

 このようにPCとプロジェクターを使ったワクワクする会議の方法については日々、進化していっていますので、今後も新しい技術の使い方があれば御紹介したいと思います。

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