外国人と電話会議をするときの心得
何年前のことになるでしょうか。初めて海外の面々と電話で会議をしたのは。
英語での電話会議。相手の顔が見えず、誰が参加しているのかもよくわからない中で、ある一定の成果を出していくのは大変なことです。今から20年ほど前にこうした会議に参加したときは「英語で発言したいけど、こんなこと言ったら馬鹿に思われるんじゃないか」などと萎縮したり、「うん、今のトピックは僕と関係ないから聞いているだけにしよう」などと自分自身に言い聞かせたり、とにかくびびっちゃって、発言しなきゃ、という気持ちに行動が伴わないジレンマを経験していました。そして私は、いまでもそのような思いを背中合わせにしているのです。
しかし、電話会議を主催する、いわばホスト、あるいはモデレータ、となった場合には萎縮してだまっているわけにはいきません。自分が発言しないと会議自体が進行しないわけですから、否応なく英語で取り仕切ったり、意見を言ったり求めたりしなければなりません。
単なる参加者の場合でも、主催者の場合でも、私は事前にメモを必ず準備します。何を言うのか、確認することは何か、中でも主催の場合は、あらかじめ参加予定者リストを作って、出席確認時に名前を都度書き留めるのではなく、印をつければいいようにしておくなど*、工夫をしています。
また、冒頭の挨拶から出欠確認、そして最初の発言者への采配など、出だしがうまくいかないと、全体のコンセンサス形成にも影響しかねません。何をどういうかなど、頭ではわかっているつもりでも、必ずメモをしておきます。
*ハァイ、私、ジュゲムジュゲム・・・チョースケよ！と英語で言われてもなかなか書き留められません
そして、クロージング。これは主催者の場合に限りますが、「以上で目的を果たしたので、この会議を終了します。皆様どうぞよい一日を。」などという短くて切れのいいセリフでしめられたらいいですよね。こうした終わりの言葉もあらかじめメモで用意しておきます。
というように、どんな電話会議であれ、成功するためには、考えて、準備して、リハーサルをやっておくといいでしょう。けど、英語でこんなメモをいきなり準備するのも大変ですよね。
そこで役に立つのが、日本IBMが公開している「テレコン英会話小冊子」。日本人が“成功する国際電話会議”を主催するためのノウハウが、和英対訳つきで載っています。
すでにTwitterやFacebookでたくさんの方々にごらんいただいていますし、初版から随分たっていますのでご存知の方も多いことと思います。
実は私は知りませんでした。
一昨日、たまたまTwitterを眺めていたら、このことを話題にしている方がいて、「こんなのあったのか！もっと早く知っていればよかった。」という趣旨のつぶやきを見てしまったのです。
なにそれなにそれと私もリンクをたどると出てきたのは、「テレコン英会話小冊子」。なるほどよくできています。せっかくだから改めてシェアしてみようと。少しでも誰かの仕事に役立てれば、それって、いいことですよね。
そういうつもりですので、こちらにも載せておきます。もしよかったら覗いてみてください。
Happy電話会議！
