会議に関する新資格『会議エキスパート認定試験』の総合企画をやっております、博報堂ブランドデザインの宮井がお届けします。意外と知らない会議のコツを中心に組織の発想力強化やコラボレーションの円滑化に役立つ情報をお伝えします。

時間短縮による会議効率化の副作用 その1

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前回のエントリーの続きです。

会議の効率化を時間短縮と定義し、実行した結果生まれる副作用の例を示します。
広告会社まわりの例で恐縮ですが、

自分たちの会社のパンフレットの制作を、外部の制作会社に依頼することになったとします。あなたが社内パンフレット制作チームのメンバーのひとりだとして、これをどのように依頼するでしょうか?通常は、チームで基本情報や企業の特色、考え方などをまとめて文書にし、さまざまな資料なども加えながら、制作者に向けて説明会を行うことが多いかと思います。ここで説明会は単なる情報共有だと捉えて、なるべく時間を短くし、たとえば30分で終わらせて、あとは資料をみてもらう形にしたとしましょう。

依頼を受けた制作者は、それらを咀嚼し、必要に応じてチームメンバーに取材したりしながら、デザインやコンテンツ、原稿などを考えます。

これは外部の会社さんとの会議でよくありがちなパターンです。仕事の現場では似たようなことがたくさんあるのではないでしょうか。実は会社外の人生の中でもたとえば家を立てるとか、結婚式の準備をするとか、人生の大きなイベントでは上記と似たような形でなにかを相手に伝えて、つくってもらう作業はちょこちょこあります。このような情報共有を時間短縮によって効率化するとどうなるのでしょうか。次回以降で検討を続けます。


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