会議に関する新資格『会議エキスパート認定試験』の総合企画をやっております、博報堂ブランドデザインの宮井がお届けします。意外と知らない会議のコツを中心に組織の発想力強化やコラボレーションの円滑化に役立つ情報をお伝えします。

『チェックイン』って知っていますか?

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 こんにちわ。『会議エキスパート認定試験』の事務局をやっております、宮井です。このブログでは、2~3時間の打ち合わせで使えるちょっとした会議のノウハウを、できるだけ分かりやすくお伝えしたいと思います。

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・『チェックイン』って知っていますか?

 今日は、会議の開始時に使えるノウハウ「チェックイン」をご紹介したいと思います。チェックインという言葉は、ホテルや空港のカウンターで利用するのが一般的な言葉ですよね。

 Wikipediaを引いてみると、チェックイン(英: check-in)は、

* ホテルや旅館で行う入館手続きのこと。
* レンタカーなど借り受けたものを返却する手続きのこと。
* 航空機を利用する際に空港で航空会社に対して行う搭乗手続きのこと。
* バージョン管理システムにおける用語の一つ。
* 旧式のSonicStageで、デバイスへ転送した音楽をライブラリに戻すこと。
* 会議の前に、参加者のありのままの状態や感じていること、会議への意気込みを正直に話して共有する時間のこと。

と書いてあります。今日はこのリストの最後にある、会議の前に...という意味でのチェックインをご紹介します。

 通常、会議を始める際は、会議の進行役を努める人がその日の進行目次や時間などを話して、あとはいきなり本題に入るのが通例だと思います。その後「質問はありますか?」などといった形で発言を求められることがあると思います。でも、いままでず~っと黙って聞いていて、いきなり意見を求められても、ちょっと話しにくくありませんか?

 そう感じられた方は是非、このチェックインを会議の前にやってみてください。やることは会議が始まるまえに、今感じていることをなんでもいいのでお話ください。というだけです。

 一般的なルールとして、話す内容は会議の本題と関係の無いことでOK(例えば、今日は電車が遅刻しました。とか昨日飲み過ぎましたとか)で、話した人に対して基本質問はしない。話し始める順番は自由(年長者から時計回りなど勝手に話す順番を決めない。話したくなった人から話す)というところです。

 これをやると、

 ・参加者の人の状態や興味の矛先がわかる
  (例えば途中で退席しなくては行けない人がそのことを話したりします)
 ・最初に全員が口火を切っていることで、その後に発言しやすい雰囲気になる

というメリットがあります。一度試してみてください。

 

※会議についてもっと詳しく知りたくなった方は、会議エキスパート認定試験を運営する会議力向上委員会のHPを御覧ください。

 

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