お客様や部下への接し方を、自分の大切な守るべき人(幼児や高齢者など)に置き換えて考えれば、サービスやリスク回避のためにできることは、まだまだあると思います。コンシェルジュ的発想で「おもてなし」を中心に、気づきを綴ります。

伝言メモ、渡したその後が気になりませんか?「往復伝言メモ」を考えてみました。

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職場で、不在者に掛かってきた電話を受けた人は、
伝言メモを作成して、名指し人のデスクの定位置に置いて来ると思いますが、
その後、名指し人がキチンと対応してくれたかどうかが気になりませんか?

私は、これをビジネスの世界の七不思議だと思っているのですが、
伝言メモはいつも一方通行で、
その後の対応結果についてお返事をもらえることは、少ないように思います。
内容によっては、とても気がかりで、
「あの件は、どうなりましたか?」と、こちらから聞いてしまうこともあります。

以前、「伝言メモの取り扱い」で、
伝言メモの置き場所を決めることや、電話受付簿について書きました。
電話受付簿は、受付者が記録を蓄積して、
自己の応対スキルを向上させるために役立ちます。
今回の往復伝言メモは、名指し人から積極的に結果報告をしてもらうことがねらいです。

ネットで調べたら「複写メモ」というのがあって、
領収証のように、同じ内容のものを何人かに渡すことができるようですが、
対応の結果を受付者に返信するためのものが見当たらないので、
簡易なものを作ってみました。

往復メモ.png
1枚目は、通常の伝言メモと同じ書式です。
2枚目は、受付者に敬称が付き、返信用としてそのまま使うことができます。
この2枚は重なっていると考えてください。
(3枚複写なら、受付者の手元控えができますね。)

受付者は、2枚複写のまま相手に渡します。
名指し人は、2枚目に対応結果を記入して、受付者に戻します。
対応結果は、あらかじめ単純な言葉で印刷してあると、丸印をするだけで便利です。
(済)のゴム印や、社内で決めた記号でも良いかも知れません。

社内情報伝達システムを導入している会社では、
紙ベースの伝言メモは使っていないのかも知れませんね。
ただ、口頭でも電話でも、どのような形でも、
受付者への報告は必要ではないかと思うのです。
気ががりなことを減らすことは、ミスや事故の防止にもつながります。

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