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【書評】望月実・花房幸範『数字のプロ・公認会計士がやっている 一生使えるエクセル仕事術』(CCCメディアハウス)

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本書の概要

社内に統一した文書のひな形がない場合、資料作成に関する悩み・小さなトラブルは絶えません。

たとえば、部門によってワードやエクセルの形式がバラバラ。したがって、データの共有がしにくかったり、データを取り扱う際に、混乱してしまったりすることが起ります。

私が実際に経験したのは、

  • 昔、エクセルを得意とする事務員がいた。
  • 条件付き書式や関数を駆使して、便利な資料を作った。
  • しかし、後任の人たちが修正できなくなってしまった、

という事例です。

条件付き書式や関数を説明して対応できる方の場合は、良いのです。しかし、後任の方のパソコンスキルが初級だった場合は、ご本人ができる方法で一から作り直しをすることになります。

そのような事態を避けのに役立つ本が出版されました。公認会計士の望月実さんと花房幸範さんが、会計事務所(著者は"アカウンティングファーム"と表記)で学んだExcelテクニックや資料作成法をまとめた、『数字のプロ・公認会計士がやっている 一生使えるエクセル仕事術』です。

オフィスワーカーの皆さまに向けて、公認会計士である著者たちが「キャリアアップにつながる説明の技術」を解説しています。図表が多いので、内容を理解しやすいのも魅力です。聞き手が理解しやすい資料作成の方法やプレゼンテーションの方法がわかります。

本書で紹介されている事例

【本書の構成】

第1部 ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

  • 第1章 仕事が早くなる便利なテクニック
  • 第2章 知っておきたい表示・印刷の基本
  • 第3章 ムダな作業を減らすエクセル機能
  • 第4章 データ集計・分析に役立つテクニック

第2部 センスを感じさせる資料作成の技術

  • 第1章 センスを感じさせる資料の作り方
  • 第2章 初歩的な関数を使って資料を作成する

第3部 分かりやすく伝える説明の技術

  • 第1章 なぜコミュニケーションが難しくなったのか
  • 第2章 分かりやすく伝えるための説明の技術

この本を読むと、エクセルの技術をオフィスワーカーの情報共有に役立てる方法がわかります。

本書を読むと、エクセルの小技を活用して、仕事の効率化を実践することができます。上司に評価される見やすく・使いやすい資料の作成方法を学ぶこともできます。

資料を人前でプレゼンする際、聞き手から主張を反論される場合があります。そのような場合にうろたえず、説得力のある説明をするにはどうしたらよいのか。コツがわかるようになります。

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術」は別記事として、本書を読む際に役立ちそうな用語紹介、および補足をします。この記事ではビジネス要素が強い、「センスを感じさせる資料作成の技術」「分かりやすく伝える説明の技術」の2つについて、丁寧にご説明しますね。

センスを感じさせる資料作成の技術

第1章 センスを感じさせる資料の作り方

1 アカウンティングファームの情報共有術

アカウンティングファームとは、会計事務所のことです。著者たちはいわゆるグローバルに展開する会計事務所で働いてきました。

世界標準フォーマットでの資料作成を通して気がついたのは、「リファレンスを通してデータをつなげること」です。本項では情報共有とトレーニングについても、学ぶことができます。

2 見やすく使いやすい資料の作り方  

見やすく使いやすい資料の条件は、データの流れがわかりやすいことです。シート構成図を入れて、データのつながりを明確にすることを著者たちは提案しています。データの出所を記入することで、データの流れがさらにわかりやすくなります。

書式はできる限りシンプルにします。バージョンによって、表示の機能が異なりますし、デザインに凝りすぎると見にくくなってしまうからです。不要なシートは非表示にしておきましょう。

望月さんと花房さんは、エクセルファイルのフッターにシート名・ファイル名を表示させることを推奨しています。どのファイルから印刷したのか、自分にも他の人にも理解しやすくなるからです。

ファイル名を付ける際に、あとで検索しやすい名前を付けると良いです。著者たちが使用しているファイル名の付け方については、前掲書p.126をご参照ください。

3 ミスを減らすための工夫

ミスを減らすための工夫として、望月さんと花房さんは以下の5点を挙げています。

  1. 合計式の一つ手前に「余裕行」「余裕列」を入れる
  2. タテ計とヨコ計の一致を確かめる
  3. 数式はなるべくシンプルに
  4. 作業リスト、チェックリストを作成する
  5. リファレンスを振り返りながら数字のつながりを確認する

SUM関数でデータを集計した場合、エクセルが気を利かせて自動的に集計範囲を選択してくれます。しかし、注意点があります。

エクセルのSUM関数は、セルの書式が文字列型のセルは合計されません。行や列を後から挿入した場合などは、特定のセルが集計範囲から漏れてしまいがちです。

【筆者注】Excel sum関数の使い方(http://exinfo.biz/func/func_sum.shtml)を参照。

したがって、集計したい範囲がちゃんと選ばれているのか確認する必要があります。タテ計(列の合計)、ヨコ計(行の合計)は、本書で紹介されている方法を使うと楽に確認することができますよ。

一つのセルに入れ子型の複雑な数式を入力した場合、後からメンテナンスするときに大変になりがちです。

複雑な数式の例:
=減価償却^(1-償却率)^(DATEIF(取得日,前期末,"M"))/12

【筆者注】DATEIFのところで経過年数を計算しています。^(ハット)は、エクセルの世界ではべき乗を意味します。インストラクターのネタ帳「「^」ハット・キャレットとはどういう意味?」を読むとさらに理解が深まりますよ。

著者たちが使用している方法「計算過程が見える形でワークシートを作成する」方法を利用すると、数式をシンプルにできます。実例は前掲書p.132をご参照くださいね。

作業リスト、チェックリストを作成」したり、「リファレンスを振り返りながら数字のつながりを確認」したりすることで、膨大だったり複雑だったりする作業もミスを減らすことができますよ。

第2章 初歩的な関数を使って資料を作成する

1 経費精算書の作成

経費精算図は複雑な内容です。望月さんと花房さんは、

  1. 設計図の作成
  2. ひな形を作成
  3. 関数(VLOOKUP、IFERRORなど)・数式を入力する

の三手順を踏むことを勧めています。

2 決算推移表・比較表の作成

B/S(貸借対照表)、P/L(損益計算書)を利用した分析を行いたい場合は、「過去データを推移表の形で整理しておき、簡単に比較できるエクセルファイルを作成しておくと便利(前掲書 p.150)」です。

本項では、B/S、P/L推移表を作成するときのポイントと、HLOOKUP関数を利用して自動的に比較表を作成する方法を紹介しています。

わかりやすく伝える説明の技術

第1章 なぜコミュニケーションが難しくなったのか

1 コミュニケーションが難しくなった理由を分析する

著者たちは、学生と社会人のコミュニケーションの違いを

  • 話す内容の複雑化
  • 話し相手の多様性

の視点から分析しています。

学生時代はうまく話せていた。なのに、社会人になってからコミュニケーションが難しくなった、と感じる場合はありませんか。

2 暗黙知に頼る日本企業、形式知を重視する外資系企業

著者たちは日本企業では暗黙知のマネジメントスタイルを、外資系(グローバル)企業では、形式知を重視したマネジメントスタイルをとっていることを指摘しています。

暗黙知は「ナレッジマネージメントにおいて、社員や技術者が暗黙のうちに有する、長年の経験や勘に基づく知識(goo辞書 項目2から引用)」のことです。

形式知は「ナレッジマネージメントにおいて、言語化・視覚化・数式化・マニュアル化された知識(goo辞書 項目2から引用)」のことです。

【筆者注】暗黙知と形式知は、goo辞書から引用しました。

あんもくち(暗黙知) - goo辞書
http://dictionary.goo.ne.jp/jn/245083/meaning/m0u/

けいしきち(形式知) - goo辞書
http://dictionary.goo.ne.jp/jn/66475/meaning/m0u/%E5%BD%A2%E5%BC%8F%E7%9F%A5/

3 分かりやすく伝えるための3つのポイント

国・文化によって仕事の進め方は異なります。しかし、情報をわかりやすく伝えるポイントは共通しています。三箇条の内容及び図表は前掲書 p.164をご参照下さいね。

第2章 分かりやすく伝えるための説明の技術

望月さんと花房さんは「分かりやすく伝えるための準備」として、以下の7点を指摘しています。

  1. ターゲットを明確にして必要な情報を厳選する
  2. 構成図を作って伝える内容を整理する
  3. 分岐図を描きながら説得力のあるシナリオを考える
  4. 相手がイメージしやすい表現で伝える
  5. ターゲットに合わせて数字の伝え方を工夫する
  6. 声を出して資料を読む
  7. アウトプットを繰り返しながら情報を吟味する

ビジネスパーソンを対象にした一般的なプレゼンテーションと、公認会計士など数字の専門家を対象にしたプレゼンテーションでは、データの見せ方・説明の仕方、表の作り込み方に若干違いがあります。詳細は前掲書p.177~179をご参照下さいね。

2<ケーススタディ>月次決算の数字を分かりやすく説明する

著者たちが「月期決算の数字を説明するときに行っていた準備のポイント」が解説されています。

  • 増減分析による数字のチェック
  • 説明ポイントの抽出
  • 説明ポイントの裏付け
  • リハーサル及び説明資料の作成
  • 本番

3 有名企業のIR資料分析

著者たちが「メッセージの伝え方が上手な5社のIR(Investor Relations)資料(前掲書 p.193)」の紹介・解説を行っています。

【紹介されている上場企業】

  1. ソフトバンク-シンプルなスライドでストーリーを伝える
  2. 楽天-英語での情報発信に力を入れる
  3. 任天堂-内容をテキストで丁寧に説明する
  4. リクルート-分かりやすい図を使ってビジネスモデルを説明する
  5. ローソン-統合報告書で企業価値創造サイクルを説明する
    ※箇条書きの内容は、前掲書 p.193から引用

おわりに

本書を読むと、

  • 会計事務所に勤務して、著者たちが身につけたエクセルのテクニック
  • ミスを出さないプロセス
  • 見やすく、使いやすい資料の作り方

を身につけることができます。

この本は「資料作成 → チェック → アレンジ → プレゼン」の全課程を網羅しています。本書の内容を仕事の場ですぐに活用できるのも魅力です。

最後に。この本は著者の望月実さんが献本してくださいました。大変ありがとうございました。

今回、紹介した書籍

追記(2016.1.6 20:50) 

書評の長さが原稿用紙20枚分になってしまったため、第一部(エクセルに関する部分)は別記事として1/7に公開することにしました。どうぞ、よろしくお願いいたします。

姉妹記事

望月実さん関連の記事

編集履歴:2016.1.7 0:26 「1/7公開予定する」→「1/7に公開する」に修正。

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