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誰でも出来る仕事は他に任せた方がいい

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先日営業に行った先の社長さんにこう言われました。

「自分たちでもできるんだけど、みんなお客様対応で忙しいから(社員は)全然やってくれないんだよ。」

とても耳の痛い話で、私もついついお客様対応ばかり集中し、それ以外のことは放置しがちです。また、各自のコア業務はある程度の専門性が求められるなど、当人にとっては簡単な仕事ばかりではありません。多くの人が時間などの余裕がない状態で業務を遂行しています。

原価管理など行われていればなおさらで、利益率や社内コスト削減という全体のゴールを意識している人が多いのではないでしょうか。

※お客様は売上に直接繋がる外部の人だけでなく、社内の利害関係者もお客様です。(例えば、総務なら他の社員がお客様)

だからと言ってコア業務以外をやらなくてもいいのか?

当然ながらやった方が良いことが多いと思います。

例えば、「業務の効率化の仕組みづくり」、「新しい提案書テンプレートの作成」、「後輩の育成」、「他の部署との連携強化」など、どれもやった方が良い仕事です。

これらを放置し続けると、企業の成長の妨げになることや自分たちの業務負荷の軽減がされないことになります。

どうしたらできるか?

多くの人が計画を立てて、スケジュール通り行っていない部分を厳しく指摘し始めます。その一方で社員は残業を増やして疲弊していく姿が目に浮かびます。

これでも成果が出るので悪いとは言いませんが、もう少しスマートにやりたいものです。

社員以外の誰かに任せてみる

社員がやらないなら、別の人がやるという選択肢を考えてみます。

しかし、社外の人に「業務内の仕組みづくりしてください」や「部署間の連携強化してください」とは頼めません。やりたいことは外注出来ない仕事がほとんどだと思います

そのため、発想を変えて社員ではなくてもできる仕事(誰でもできる仕事)」を「アルバイトまたは業務委託」で行うことです。

その分、社員の負担を減らし、空いた時間で他の仕事をやらせてはいかがでしょうか。

例えば、テレアポや提案書の作成、軽微なホームページ等のサイト修正、プログラムの修正、毎月出さなければいけないレポートや書類、名刺入力、一斉メール配信の設定、パンフレットの印刷依頼、書類棚の確認・・・考えればいくらでも出てくると思います。

まずはアルバイト1人雇ってやらせてみると、意外とできることも多いことに気がつくと思います。

そうなると、社員は社員にしか出来ない仕事に専念し始めます。また、これはアルバイトがやった方がいいなど、次々と簡単な仕事を手放して新しい仕事に着手するような好循環も生まれやすくなります。

そんなこと、もうやっているけど・・・

アルバイトに任せる仕事は「これだけ」と決めつけていませんか?

社員はアルバイトに決まった仕事以外を依頼してはいけない空気を出していませんか?

何もかもを決めつけるのではなく、自由にできるようにしてみたらいかがでしょうか。目的は事業規模の拡大やコスト削減など色々あると思いますので、その手段に制限を掛ける必要はないと思います。

※アルバイトに仕事のしわ寄せをしろ、と言っているわけではないのでご注意ください。

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