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あるクライアント様で、コピー、ＦＡＸ、プリンタの複合機のリプレースを行った。リプレースの発端は、２台ある複合機のメーカー・機種が異なっていることからくる作業・保守の煩雑化であった。
そこで、今回は、あるメーカーの同一の複合機を２台入れることになった。コピー、ＦＡＸ、プリンタの複合機となれば、最近では内部統制の観点がどうしても出てくる。今回も以下の点、機能を導入することで内部統制、そして、無駄の排除を実現する。
・一人ひとりにＩＤカードを配布
・コピーするときは、ＩＤカードを複合機に当てないとコピーできない。
・ＰＣからのプリントアウトもＰＣ操作は変わらないが、複合機に行ってＩＤカードを当てて初めて出力される。
・複合機は、カラー出力もできるが、初期値はモノクロ、両面印刷とする。
・ＦＡＸ受信は、データ（PDFファイル）で受ける。担当者が中身を見てグループ別のフォルダに移動。メンバーは、自分のグループのＦＡＸフォルダにファイルがあるかどうかをチェック。
・ＩＤごとの利用状況はログを残す。
まずは、これらの機能を使い始める。もっと、便利な機能はあるが、これ以上は現場が混乱すると判断して様子を見る。（例えば、FAX送信は、ＰＣから直接送信する機能など）
どこの会社でも見られることだと思うが、プリンタに出力して取りに行くのを忘れてしまう。その結果、紙だけがプリンタの取り残される風景。これからは紙が出ないことで、資源の無駄の排除、紙に書かれている情報の漏洩の防御に大いに役立つだろう。
内部統制上、どうしてもＩＤ管理が必要になる。誰が、いつ、何を、どうしたというログが必要であるからだ。その引き換えに、紙の無駄の排除、情報漏えいの防御をセットにしての導入となった。
総務やＩＴ部門の仕事を多少増えるかもしれない。しかし、それを超える効果が期待できる。
ぜひ、複合機、プリンタのリース切れのタイミングが近いのであれば、内部統制に即した複合機運用をお勧めします。
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