同じ時間で最大のアウトプットを生み出す人の時間の使い方
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この人はいつ仕事をこなしているんだろう？
忙しいはずなのに、いつのまにか仕事が終わっている。どうやってんだろう？？
そう思わされる人っていますよね。
「仕事は忙しい人に頼め」とよく言われます。忙しい人はどんどん仕事をこなしていく一方で、そこまで忙しくない人ほど、同じ仕事をするにも時間がかかってしまうことが多いんですね。
同じ時間でも多くのアウトプットを出す人と、そうではない人の違いはどこにあるのでしょうか。
もっとも大きくちがうのは「時間の使い方」です。生産性が高い人はどのような時間の使い方をしているのでしょうか。
- 時間を面積で考える 期限まで１週間といわれると、かなりの時間がありそうに聞こえます。しかし、定例会議や外出予定、日報や週報などの会社業務に必要な時間をのぞくと、意外に時間がないことがわかります。つまり、期限で考えると正しく時間を捉えることができないのです。時間を正しく捉えるには、「面積」で時間を捉えることです。これにはバーチカルタイプの手帳を使うと便利です。すでに埋まっている時間をワクで囲ってしまいます。すると、期限までにあと何時間使えるのか（可処分時間）が目で見てわかるようになります。
- 先に全体を設計する 締め切り前に「あれもやってない」「これもやらなきゃ」と慌てる人を見ていると、「いきなり始めている」ということがわかります。いきなり始めてしまうと、全体が見えないため、行き当たりばったりになってしまいます。カーナビでルートを引かずに、知らないところに出かけるようなものだからです。締め切り前に慌てないためにも、仕事を始めるまえに、まず「全体を設計」しましょう。たとえば、企画書をつくるなら、どんな構成にするのか、どんな情報が必要で、どんな調査が必要なのか。全体を見渡すのです。全体を見渡すプロセスのなかで、自然にシミュレーションすることができるので、始めてからも余裕をもって進めることができます。
- できるだけ遅く始める この項目は意外に思われた方も多いかもしれません。できるだけ早く始めるのが常識だと思われていますよね。しかし、締め切りまでの余裕があると、さしあたって必要のないことに時間を使ってしまいます。「パーキンソンの法則」でいわれるように、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」からです。そこで、その仕事が必要とするだけの時間を締め切りから逆算して、できるだけ遅く始めるのです。できるだけ遅く始めることで、その仕事にかかる最小の時間で終わらせることができます。
- スタートダッシュをかける 締め切り間際の1時間と、締め切り1週間前の1時間になにか違いはあるでしょうか？ないですよね。同じ1時間です。でも、切迫度がちがいます。生産性の高い人は、仕事を始めるときでも、締め切り間際の1時間と同じように仕事に取り組みます。できるだけ遅く始めながらも、始めたらスタートダッシュをかけるわけです。その1時間が、締め切り間際の自分を救うことを知っているからです。このように、できるだけ前半に負荷をかけることを「フロントエンドローディング」といいます。
時間に追われていると、仕事のクオリティも下がってしまいます。しかし、時間を追いかけるようにすると、余った時間は「クオリティを上げること」に当てることができます。だから「仕事は忙しい人に頼め」なのです。
時間をうまく管理できるようになると、何よりも気分がよくなります。「人生をコントロールできている！」という感じがするんですね。
一つひとつは小さなちがいですが、それが組み合わさると大きな差となってあらわれます。気分がよくなって、成果も出る。こんないいことはありません。
来月からの「仕事塾」は、まずこの「成果を最大にするタイムマネジメント」から始まります。手帳をつかったスケジューリングのテクニックや、可処分時間を把握するワークなど、タスクにかかる時間の見積り術など、具体的な「方法」を伝授しますので、ご興味がある方はぜひご参加ください。
芝本秀徳の「仕事塾」
- 第一回 成果を最大にするタイムマネジメント
- 第二回 『なんとなく』を言葉にする 思考力トレーニング
- 第三回 わかりやすい、伝わる！文章術
- 第四回 人を動かす！人間関係の築き方
- 第五回 知識を何倍にも運用できる勉強法
- 第６回 判断力を鍛える！意思決定トレーニング
ご興味のある回だけでも受講可能です。
すでにお席も埋まってきており、早期に満席になることが予想されます。