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Gmailのアーカイブ機能に目からウロコ。受信箱クリア派に転向しました。

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先日より、仕事で使うメール環境をこれまで10年来使い続けてきたBecky!から、実験的にGmail+Thunderbirdに変えてみています。

しかし、オーソドックスな(悪く言えばちょっと古い)Becky!の使い勝手に比べ、Gmailには次世代メーラーとして我が道を突き進んでいる感じがあって、とっつきにくさがあるのも事実。

gmail_mailbox
gmail_mailbox / rovlls

でもこれは、見方を変えれば日々の業務に分かち難く結びついた「メール」という作業を新しく考え直す、 10年に1度のチャンスでもあります。せっかくだから、いつの間にか定型化してしまっている必要ない手順とか、データを捨てる良い機会にしたい。

という事で、いろいろと試行錯誤しながら、ここ数ヶ月Gmailを触ってきました。

移行の壁 - 未読管理

移行に際しては様々な問題があったのですが、一番困ったのは、Gmailの未読管理がBecky!よりも面倒だという事です。それは「マウスの移動距離が違う」くらいの差ではありますが、もうギブアップしてBecky!に戻りたいと思うくらい。なんだろうこの自分の未読管理へのこだわりは?

それでよく自分の動きを観察してみると、どうも僕はメールを読みながら返信や対応が必要かをチェックし、対応すべきメールは右クリックで素早く未読に戻すという行為を、ほぼ無意識のうちに行っているらしい。

gmail1.png
つまり、僕にとっての未読機能はメールを入り口にしたタスク管理のキーとなる機能であり、言うなれば仕事の生活動線。これを放置する事は、リビングの真ん中にタンスを置いたまま生活するようなものとも言えます。これは困った...

そして受信箱クリア派へ

その大きな問題を解決してくれたのが「アーカイブ」機能です。

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「アーカイブ」は、クリックするとメールが「全てのメール」というフォルダに移動して受信箱から消えてなくなる、という機能なのですが、最初は、何のためにこんな機能があるんだろう?と思っていました。

しかし前述の「生活動線」を良くするための方法を考えながらGmailを触っているうちに、ある日突然理解できたのです。「もしかして、アーカイブ機能はGmailの受信箱をクリアに保つためにある?

ちなみに僕はもともと、フォルダ分けしていないメールが受信箱にどんどん溜まっていく「受信箱カオス派」なのですが、届いた全てのメールを何らかのフォルダに必ず振り分けるようにして、受信箱を常にクリアに保つ「受信箱クリア派」の人もいるはずで、Gmailのアーカイブ機能は、受信箱クリア派として生活するために作られた便利機能なのでは。

そう考えると、アーカイブ機能の便利さがわかってきました。メールを読んだ後、対応の必要が無ければアーカイブボタンをクリック。「どのフォルダに入れよう」と悩む必要もなくメールは受信箱から消えてなくなります。何らかの対応の必要があるメールは、単にアーカイブせずに残しておけば「対応が必要なタス ク」となり、未読メールは本来の意味通りまだ読んでいない新着メールとなる訳で、考えてみるとこれが正しいメールの管理ですね。

そして全てのタスクが完了すると受信箱はきれいに空っぽに。これは味わったことの無い爽快感かも。

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そのような訳で、アーカイブ機能を活用し「受信箱クリア派」に転向する事で、僕は未読管理の使い勝手にこだわる必要もなく、快適なメールライフを送ることができるようになったのです。いいですねGmail。

実際のところ、Googleが本当に受信箱を空にする運用を推奨しているのかは分かりませんが、どちらにしてもGmailの導入は、受信箱カオス派の人が受信箱クリア派に生まれ変わるきっかけにはなりそうです。

もう少し落ち着いたら、Thunderbird+Gmailの使い勝手についても、細かい点を書いてみようと思います。


Comment(2)

コメント

なるほど。ショートカットを駆使すれば未読管理も楽でしたか。手が覚えるまで少しかかりそうですが、日々の効率に関わる部分なので、試してみます。

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