電子メールはやはり時代遅れなのか？

企業のナレッジマネジメントは進化し、社内外のコミュニケーションツールもグループウエアやイントラブログや社内SNS等多様化してきました。

 
しかし、多くの企業においては、10年以上も前から利用されている電子メールがメインのコミュニケーションツールとなっているのは否定できない事実ではないでしょうか？

年寄り専用の電子メール？

スラッシュドットジャパンの「電子メールは年寄り専用に?」という記事を読みました。25歳以上のビジネスパーソンは電子メールのない生活は考えられないが、25歳以下の世代は、電子メールがなくてもSNSやIM等があり、違和感なくコミュニケーションができるというのが現状です。おそらく、このまま25歳以下の世代が、ビジネスの社会で中心的な存在になったときに、電子メールによるコミュニケーションという手段はプライオリティの低い位置づけになっているのかもしれません。

電子メールは企業の生産性に歯止めをかけている？

少し前になりますが、月刊asciiの5月号の中に「数字でみる世の中の仕組み：誰かの電子メールが仕事を増やす」というテーマの記事を読みました。個々の社員が大量のメールを上司に送れば、上司は返事ができずに、上司と部下のコミュニケーションの弊害を引き起こしてしまうというものです。

 
また、職場では従業員の半数が、「メールの送信先を間違えた」経験があり、企業にとっては情報漏洩のリスクになっています（関連記事）。

Web2.0で電子メールの利用を減らす

ブログやSNSそしてWiki等に代表されるように、若い世代を中心に電子メールをあまり使わないユーザも増えています。また、社内のコラボレーションにおいても、イントラブログや社内SNSそして社内Wiki等の導入によって、電子メールの利用を劇的に削減することができたという事例も出てきています（欧米におけるSNS, blog, Wiki等の活用動向　参照）。

電子メールで仕事の結果を出す

一方、電子メールの活用次第によって、仕事の差がついてしまうのも事実でしょう。月刊asciiの11月号で「仕事メール100の実弾　結果を出すコツ+フレーズ」という特集が組まれています。お客様を惹きつけたり、営業の仕掛けをしたりと様々な活用シーンが考えられるとしています。

電子メールはWebメールそしてSNSと統合する？

電子メールはWindow MailやEudra等のソフトを使ってメールの送受信をするのが昔は一般的でしたが、最近は、Gmailに代表されるようにWebメールの利用が多くなってきています。同様に企業においてもGmailの検討が始まっています（Gmailは企業に普及していくのか？ 参照）。

 
そして、「GoogleとYahoo!、WebメールをSNS化へ」という記事にもあるように、今後Webメールとソーシャルネットワーキングツールは融合が進んでいくかもしれません。

まとめ

電子メールは、十数年前からのレガシーツールであり、今もあまり利用方法は変わっていません。一方、電子メールの利用は誤送信等セキュリティリスクを抱え、大量のメールのやりとりが生産性にマイナスの影響を与えているのも否定できないでしょう。そして、電子メールをあまり使わない若い世代の台頭やSNSのプラットフォーム化とWebメールとの融合等が今後本格化することが十分に考えられます。

電子メールは時代の役割を少しづつ終えて、次のコミュニケーションツールにバトンタッチする日はそう遠くはないのかもしれません。