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議事録作成における3つの目的

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「議事録作成が出来るようになったら一人前」と新卒の頃先輩に言われた。大手外資系IT会社においては、とにかく三文字のアルファベット略称が多く、意味がわからないアルファベットの発音を聞き取ることは難しかった(爆)それから10年ほどたって、海外のクライアントやベンダーとやり取りするようになり、先方から、新たな要求が議事録として提出される目にあい、目を皿にしてチェック(削除依頼)していたのであった(笑)たかが議事録、されど議事録。

*************全体会議の話から**********

先日打ち合わせを行い、Aさんに議事録をとっていただきました。プロジェクトの途中から入ったにもかかわらず、Aさんがすぐさま内容を理解して議事録を作ってくださったことに、びっくり。Aさんの理解力の深さに感激です。
議事録をとるというのは実は簡単なことではありません。せっかくなので、私が思っている議事録を書く3つの目的とプロアクティブな議事録の取り方とは何かを話したいと思います。

1⇒3の順に難易度が高くなります。


1.記録に残す
会議で話されたこと、合意したこと(決まったこと)などを書いてお互いの記憶間違いや物忘れを防ぐことが目的です。

記録には、一字一句発言を書くやりかたもあれば、必要最低限決められたことだけしか書かない議事録もあります。会の目的にあわせて変更してください。

2.ネクストアクションを明快にする
次の行動が何か明確になるようにまとめている議事録は読む側にとって非常に助かります。(次のアクションを促さない議事録は書いても無駄だと個人的には思っているくらいです。)
例えば、月次の営業販促会議では記録はなく、ネクストアクションだけ書いてくださっています。BさんとCさんでしくみを作り運用して作ってくださっているのですが、とてもうまい議事録の取り方だと思います。

書き方は、最後にまとめてアクションプランを書くやりかたもありますし、細々書かなければいけないものは、本文中に例えば★のマークをつけると言ったやり方もあるでしょう。

3.会議後に、議事録を共有する相手と理解を深め交渉を重ねる
これはなかなか高度な手法ですが、まずは是非知識として知っておいてください。
重要な案件を交渉すると、競ってお互い議事録を書きたがるものです。
というのも、会議の最中に合意した内容というのは、境界線上の認識が微妙にあっていないことが多いので議事録で自社の理解(たいてい自社に都合良く解釈している)を踏み込んで記述することで、認識違いに気がついたり、議事録を通作成を通して、有利に交渉を進めたりすることも出来るからです。


例えば、翻訳チェックを相手方が行うと合意したとして、チェックが意味している範囲が両者で認識が異なっている可能性があります。アークのチェックといえば原文突き合わせの一文一文のチェックですが、相手が思っていたのは訳抜け漏れのチェックかもしれませんし、原文とつきあわせない素読みのチェックかもしれません。チェックがどこまで含んでいるのかこちら側の認識を書くことで、誤解を防ぐことが出来ます。(本来は会議中に言葉の定義をすることが理想ですが)

また、以前、海外の会社と交渉をしていた時に、取引相手から全く会議で議題にもあがっていなかったことが議事録にさらっと書かれていたことがありました。訂正を求めましたが、あの議事録を私がスルーしていたら、しばらくしてから、「議事録にあるようにあの条件は合意をしたではないか」と言ってくるつもりだったのかもしれません。(今でもよく覚えている「3年間無償保証」の文言!)

このように百戦錬磨の議事録の書き手もいますので、先方に議事録を書いていただいた時はちゃんと中身を確かめることも大事です。

議事録を作る文化が社内に根付いているのは非常によいことだと思います。
とは言え、議事録に時間がかかり過ぎては、仕事の効率にかかわります。
ネクストアクションが何かを明快にする議事録作りを心がけて、記録の範囲については多く書き過ぎないことが、現実的と言えるでしょう。

アークの行動指針ひとつにProactiveがあります。議事録作成においては、ネクストアクションを見据えた議事録作成こそがProactiveだと思いますよ。

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プロマネ上手の議事録は短くてネクストプランが明快!

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